Документационное обеспечение деятельности кадровой службы

– изменения функционального наполнения труда работника;

– изменения в Положении о структурном подразделении или в иных локальных нормативных актах, влияющих на работу кадрового специалиста;

– истечения указанного в положении срока действия (если он изначально устанавливается в самом документе) и т. д.

Инструкция по кадровому делопроизводству

Инструкция по кадровому делопроизводству – локальный нормативный акт, устанавливающий состав кадровой документации, порядок ее подготовки и оформления и технологию работы с кадровыми документами.

Инструкция по кадровому делопроизводству не имеет типовой структуры. Поэтому организация может самостоятельно определять содержание этого документа, однако целесообразно включить в нее следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Состав кадровой документации и основные требования к ее оформлению.

3. Правила подготовки отдельных видов кадровых документов.

4. Порядок документирования трудовых отношений.

5. Организация работы с трудовыми книжками.

6. Ведение личных дел работников.

7. Организация хранения кадровых документов.

В разделе «Общие положения» содержится следующая информация: назначение инструкции, порядок ее применения, документация, на которую она распространяется. Кроме того, в этом разделе можно указать ответственного за ведение кадрового делопроизводства, отразить, какие технологии используются при работе с кадровой документацией в организации.

Заканчивается раздел ссылкой на законодательные, нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, на основании которых разрабатывается данная Инструкция.

Во втором разделе называются основные виды кадровых документов, систематизированные, например, по системам документации. Определяются особенности их оформления, включая применение бланков организации, типовых и унифицированных форм. Частично эта информация может быть взята из нормативно-методических документов по общему делопроизводству, например из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, ГОСТ Р 6.30–2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (планируется замена на ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»), Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденного Постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1 (если в организации применяются данные унифицированные формы).

Третий раздел отражает специфику оформления отдельных видов документов. Особое внимание следует уделить документам, для которых не разработано унифицированных форм, и текстам кадровых документов.

Также в этом разделе можно отразить порядок визирования, согласования, подписания, утверждения каждого вида и разновидности кадрового документа.

Для удобства восприятия материала в этом разделе можно дать ссылку на приложения к инструкции по кадровому делопроизводству, содержащие, например, альбом форм документов по типовым кадровым ситуациям и табель форм документов по типовым кадровым ситуациям.

Методика составления табеля форм разработана ВНИИДАД («Рекомендации по ведению делопроизводства в организации»).

Табель представляет собой таблицу, которая может содержать следующие разделы: код формы документа, наименование документа, наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа, структурное подразделение, ответственное за составление этого документа, периодичность составления, резолюция руководителя, согласование, подпись, утверждение, печать, адресат, количество экземпляров, место регистрации и хранения и т. д.

В разделе «Порядок документирования трудовых отношений» описывается порядок документирования приема на работу, оформления перевода, увольнения, отпусков, командировок, поощрений, дисциплинарных взысканий, оформления иных кадровых процедур, связанных с управлением персоналом.

Этот раздел содержит пошаговые инструкции по оформлению той или иной процедуры, в рамках которой должно быть указано, какие документы, в какой последовательности, в течение какого срока должны быть оформлены.

Раздел про трудовые книжки может определять ответственного за их ведение и содержать описание работы с ними. Составляя этот раздел, следует опираться на требования Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей и Инструкции по заполнению трудовых книжек (см. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Инструкция по заполнению трудовых книжек).

Если в организации ведутся личные дела, то специфика их ведения должна быть обязательно отражена в отдельном разделе инструкции. Вопросы ведения личных дел регламентированы только для системы государственной гражданской службы. Поэтому при написании этого раздела можно использовать в качестве методического материала Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (см. Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе», указы Президента в сфере государственной гражданской службы).

Раздел «Организация хранения кадровых документов» должен содержать информацию о формировании дел кадровой службы, ведении номенклатуры дел кадровой службы, экспертизе ценности документов по личному составу и порядке подготовки документов кадровой службы для сдачи в архив.

Инструкция подписывается начальником кадровой службы и утверждается руководителем организации. С Инструкцией должны быть ознакомлены под роспись все сотрудники кадровой службы и все работники организации, задействованные в кадровом делопроизводстве.

Инструкция может также заменяться организационными документами (памятками, инструкциями, правилами и т. д.), регламентирующими отдельные аспекты кадровой деятельности, например, «Порядок оформления вновь принимаемых на работу», «Правила хранения трудовых книжек» и т. д.

3. Состав кадровой документации

Состав кадровой документации

Все управленческие действия, совершаемые кадровой службой в отношении работников, а также все действия, направленные на решение задач управления персоналом, должны быть задокументированы. Учитывая, что спектр этих действий и задач достаточно широк, в состав кадровой документации входит значительное количество видов и разновидностей документов.

Наиболее полный список документации, образующейся в деятельности кадровых служб, приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В седьмом разделе Перечня перечисляются все основные кадровые документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда. В восьмом разделе – документы о работе с кадрами, приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, награждении и т. д.

Кадровая документация в основном состоит из управленческих документов, отнесенных к системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Система организационно-распорядительной документации включает в себя: организационные документы, распорядительные документы, информационно-справочные документы, протокол (документ, который формально не относится ни к одной из названных подсистем документации).

Наиболее значимыми являются те документы, обязательность применения которых определена в правовых актах РФ.

К обязательным кадровым документам относятся:

– организационные документы:

• правила внутреннего трудового распорядка;

• положение о защите персональных данных;

• штатное расписание;

• график отпусков;

– распорядительные документы:

• приказы (распоряжения) руководителя организации по личному составу, издаваемые в случаях приема на работу, перевода на другую работу, увольнения с работы, командирования, предоставления отпуска, переноса отпуска, отзыва из отпуска, поощрения, вынесения взыскания, снятия дисциплинарного взыскания, совмещения должностей, замещения на время отсутствующего работника, отстранения от работы, сокращения штата и т. д; – учетные документы:

• личные карточки работников, трудовые книжки работников;

• табели учета рабочего времени, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, приходно-расходные книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним; – информационно-справочные документы:

• документы – основания к приказам по личному составу – заявления, докладные и объяснительные записки, справки и т. д; – протоколы:

• протоколы аттестационной комиссии, квалификационной комиссии, собраний трудового коллектива.

Организационные кадровые документы

Эффективность любой управленческой системы зависит от того, насколько четко организована ее деятельность. Правильной организации деятельности способствуют организационные документы, регламентирующие любые управленческие процессы.