Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций

Таким образом, архивоведение – это комплексная научная дисциплина, разрабатывающая правовые, теоретические и методические вопросы «науки об архивах».

И как всякая наука, архивоведение имеет свою специальную терминологию, которая применяется во всех нормативных и правовых документах, регулирующих архивное дело.

Как применяются в медицинских архивах специальные архивоведческие термины?

Основные понятия, используемые в области архивного дела, устанавливает национальный стандарт России – «ГОСТ Р 7.0.8—2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [25]. Приведенные в стандарте определения не являются жесткими, поэтому в разных научных и нормативных изданиях можно встретить те же определения, только несколько видоизмененные для целей того или иного издания.

Основополагающими терминами, без знания которых невозможно работать в архивной сфере, являются так называемые «родовые» понятия – архив, архивный документ и др.

Архив – организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Учет архивных документов – определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

Хранение документов – организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

Использование архивных документов – применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

В медицинской организации архив является структурным подразделением медицинской организации, непосредственно подчиняется одному из заместителей руководителя медицинской организации. Может входить в состав отделения статистики организации или регистратуры.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

В архиве медицинской организации архивными документами являются медицинская документация и документы по личному составу.

Медицинская документация – это документы установленной формы, предназначенные для регистрации результатов лечебных, диагностических, профилактических, реабилитационных, санитарно-гигиенических и других мероприятий. При этом медицинскими документами являются специальные формы документации, ведущиеся медицинским персоналом, где регламентируются действия, связанные с оказанием медицинских услуг.

Документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

В медицинской организации выделяют несколько групп пользователей архивных документов, в зависимости от их целей:

– медперсонал: врачи, лаборанты, медсёстры и пр.;

– администрация учреждения: главврач, заведующие отделениями, регистраторы;

– пациенты.

Также доступ к отдельным данным могут получить научные сотрудники (для сбора информации для своих исследований), сотрудники планово-экономических отделов (для отслеживания финансовых потоков, связанных с лечебно-диагностическим процессом).

Влияет ли всеобщая цифровизация на работу специалиста в медицинском архиве?

Проникновение цифровизации во все сферы общества, в том числе и в медицину, потребовало использования новых форматов медицинских документов – электронных. Современная медицина требует создания и поддержания цифровых архивов самых разных медицинских данных.

Минздрав планирует к концу 2021 года создать централизованные архивы медицинских и лабораторных данных россиян. К этому времени вся государственная информационная система в сфере здравоохранения должна быть цифровизирована и подключена к навигационным системам и системам телемедицины [17].

Очевидно, что для того, чтобы выполнить задуманное и обеспечить пациентам своевременную и качественную медицинскую помощь, необходимы эффективные системы автоматизации обработки и хранения данных. За последние годы медицинские организации получали по различным программам (ПНП «Здоровье», Федеральная программа модернизации здравоохранения и т.д.) медицинское диагностическое оборудование с поддержкой цифровых интерфейсов, им предоставляли доступ к широкополосным каналам передачи данных, строили локальные вычислительные сети.

Совместно с бумажными медицинскими картами – а то и вместо них – медицинскими стандартами была введена электронная история болезни – информационная система, предназначенная для ведения, хранения на электронных носителях, поиска и выдачи по информационным запросам (в том числе и по электронным каналам связи) персональных медицинских записей [23].

Введено и понятие электронный медицинский архив – электронное хранилище данных, содержащее электронные персональные медицинские записи (ЭПМЗ) и другие наборы данных и программ (классификаторы и справочники, списки пациентов и сотрудников, средства навигации, поиска, визуализации, интерпретации, проверки целостности и ЭЦП, распечатки ЭПМЗ и др.).

Медицинские организации, проводящие исследования, результатом которых являются медицинские изображения, обеспечивают автоматизацию процессов получения, обработки, архивного хранения и предоставления доступа к таким изображениям. Для обеспечения долговременного хранения медицинских изображений могут создаваться централизованные цифровые архивы, обслуживающие несколько медицинских организаций.

Использование архивов медицинских изображений должно предоставить медицинским организациям:

– оперативный доступ лечащих врачей к информации о результатах диагностики пациента;

– возможность создания экспертных центров удаленной дешифровки медицинских изображений, предоставляющих лечащим врачам услуги «второго мнения»;

– доступ к единому хранилищу всех диагностических данных о пациенте.

Создаваемые цифровые архивы и программное обеспечение, используемое в аппаратуре медицинской диагностики и лабораторных комплексах, должны интегрироваться с используемой данным учреждением здравоохранения медицинской информационной системой.

Здесь необходимо отметить и главное препятствие к созданию электронных архивов в нашей стране – это неэффективное использование уже имеющейся инфраструктуры как в самих медицинских учреждениях, так и на уровне регионов, а также отсутствие механизмов финансирования столь важных задач в здравоохранении как повышение качества диагностики за счет современных цифровых технологий. И несмотря на то, что Вероникой Скворцовой поставлена задача к концу 2021 года привести все региональные сегменты в соответствие с едиными типовыми требованиями, интегрировать их вместе с единой государственной информационной системой и тем самым замкнуть единый национальный цифровой контур в здравоохранении, ведение и сохранение бумажного архива, наряду с новым электронным архивом, остается важной задачей каждой медицинской организации.

2. Законодательство в сфере архивного дела

Каким образом осуществляется правовое регулирование отношений в сфере архивного дела в РФ?

Основополагающим законодательным актом, регулирующим архивное дело в современной России, является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125 «Об архивном деле в Российской Федерации» [4].

Законодательство об архивном деле в РФ состоит из указанного Федерального закона, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов РФ, законов и иных нормативных правовых актов субъектов РФ.

Органы местного самоуправления в пределах своих полномочий могут принимать муниципальные правовые акты, регулирующие отношения в сфере архивного дела в РФ [4, ст. 2].

Полномочия государственных и муниципальных органов власти РФ в отношении архивного дела схематически показаны на рис. 1.

Рисунок 1. Полномочия органов власти РФ в архивном деле

Если международным договором РФ установлены иные правила, чем предусмотренные Законом №125-ФЗ, применяются правила международного договора.

Решения межгосударственных органов, принятые на основании положений международных договоров РФ в их истолковании, противоречащем Конституции РФ, не подлежат исполнению на территории РФ. Такое противоречие может быть установлено в порядке, определенном федеральным конституционным законом.

Закон №125-ФЗ регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

Каким образом законодательство об архивном деле определяет Архивный фонд РФ?

Каждый специалист архива любой организации должен знать, что в РФ существует Архивный фонд РФ, и документы организации могут стать его частью.

Архивный фонд РФ – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению [4, ст. 3].

Приведенное понятие Архивного фонда РФ является видовым и выступает в качестве элемента более широкого понятия – архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени, способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения.

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов – процедуры изучения документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.