Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ определяет Приказ Росархива от 01.09.2017 №143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» [19].

Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ, ведение которого осуществляется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Документы Архивного фонда РФ, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН, не входят в состав имущества архивов, музеев, библиотек, организаций.

Каким образом в Федеральном законе «Об архивном деле в РФ» регулируются отношения, связанные с доступом к архивным документам и их использованием?

Отношения, связанные с использованием архивных документов, регламентированы нормами, содержащимися главе 6 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» [4]. Для целей указанной регламентации законодатель вводит фигуру пользователя архивными документами, под которым понимает государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающееся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Доступ к архивным документам регулируется ст. 24 Закона №125-ФЗ. Согласно Закону, пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается [4, ст. 24]:

– путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;

– путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов;

– путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью их копирования.

При этом доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с международным договором РФ, законодательством РФ, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

Необходимо отметить, что доступ к амбулаторным картам и историям болезни пациентов ограничен в соответствии с п. 3 ст. 25 Закона №125-ФЗ: «Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов» [4, п. 3 ст. 25].

Статьей 26 Закона №125-ФЗ пользователь наделяется правом использования, передачи и распространения информации, содержащейся в предоставленных ему архивных документах, а также копий архивных документов для любых законных целей и любым законным способом [4, ст. 26].

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН должны обеспечивать пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ.

Кроме того, государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН, за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством РФ могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивных документов платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

Какова ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации?

Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут административную ответственность.

Ст. 13.20 КоАП РФ «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов» [1, ст. 13.20] влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

– на граждан – в размере от 1 000 до 3 000 рублей;

– на должностных лиц – от 3 000 до 5 000 рублей;

– на юридических лиц – от 5 000 до 10 000 рублей.

В соответствии со статьей 13.25 КоАП РФ «Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах» в части 2 предусмотрена ответственность для должностных и юридических лиц (обществ с ограниченной (дополнительной) ответственностью (ООО) или унитарных предприятий (УП). Неисполнение ООО или УП обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об ООО, о государственных и муниципальных УП и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа [1, ч.2 ст. 13.25]:

– на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей;

– на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.

Также Уголовным кодексом РФ [2, ч. 1 ст. 325]) установлена уголовная ответственность за уничтожение, повреждение официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательных работ на срок до 480 часов, либо исправительных работ на срок до 2 лет, либо принудительных работ на срок до 1 года, либо ареста на срок до 4 месяцев, либо лишения свободы на срок до 1 года.

3. Основные положения об архиве медицинской организации

Какие нормативно-правовые акты регулируют деятельность архива медицинской организации?

Об обязанности медицинских организаций хранить медицинскую документацию сказано в пункте 12 части 1 статьи 79 Закона от 21 ноября 2011 г. №323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» [5].

Архив организует учет и хранение медицинской и общей документации медицинского учреждения и обеспечивает ее сохранность до момента передачи в государственные архивы. Архив может являться отдельным структурным подразделением медицинской организации, а может входить в состав отделения статистики или регистратуры.

Работа архива непосредственно подчиняется одному из заместителей руководителя медицинской организации.

Контроль за правильностью ведения медицинских архивов в лечебных учреждениях осуществляется органами здравоохранения, а также местными архивными органами.

В своей работе медицинский архив руководствуется следующими законодательными актами:

– Федеральный закон №323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан РФ» [5]. Ст. 79, п.12, ч.1. возлагает ответственность за хранение на медицинскую организацию;

– Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 [4]. Закон устанавливает общие требования к хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов;

– Приказ МЗ СССР от 30.09.1949 №718 «О вводе в действие Положения и Инструкции о ведении медицинских архивов в лечебных учреждениях Союза ССР» [14] (Внимание!Документ утрачивает силу на территории Российской Федерации с 01.01.2022 в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 16.11.2020 №1850);

– «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) [26] (Внимание! Фактически утратили силу в связи с изданием приказа Минкультуры России от 31 марта 2015 года N 526);

– Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 г. №526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» [15];

– Приказ Минздрава России от 22.01.2001 №12 «О введении в действие отраслевого стандарта «Термины и определения системы стандартизации в здравоохранении» [11]. Приказ устанавливает единую терминологию для нормативных документов системы стандартизации в здравоохранении. В частности, определяет понятие медицинских документов: медицинскими документами являются специальные формы документации, ведущиеся медицинским персоналом, в котором регламентируются действия, связанные с оказанием медицинских услуг;

– Приказ Минздрава России от 15.12.2014 №834н «Об утверждении унифицированных форм медицинской документации, используемых в медицинских организациях, оказывающих медицинскую помощь в амбулаторных условиях, и порядков по их заполнению» [9];

– ГОСТ Р 52636—2006 «Электронная история болезни. Общие положения» [23]. Стандарт устанавливает общие положения для разработки требований к организации создания, сопровождения и использования информационных систем типа «электронная история болезни» при оказании медицинской помощи, в т.ч. регулирует организацию электронного архива медицинской организации (электронного медицинского архива, далее – ЭМА);

– Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» [7]. Устанавливает правила обработки персональных данных, которая осуществляется при непосредственном участии человека, подразумевает создание для персональных данных отдельных носителей информации или выделение в формах (бланках) специальных разделов или полей, и определяет меры по обеспечению безопасности персональных данных при их неавтоматической обработке.

– Приказ Росархива от 20 декабря 2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» [20]. Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

– Приказ Минздрава России от 17.06.2013 №379 «Об утверждении перечня документов Министерства здравоохранения Российской Федерации, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» [10]. Согласованный с Росархивом перечень документов Минздрава, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, с указанием сроков хранения документов.

– Письмо Минздрава России от 07.12.2015 №13—2/1538 «О сроках хранения медицинской документации» [21]. В письме в ответ на поступающие обращения из субъектов РФ по вопросу определения сроков хранения медицинской документации, Минздрав России сообщает, что до утверждения актуального перечня документов (со сроками хранения), образующихся в процессе деятельности медицинских организаций, всем типам медицинских организаций системы здравоохранения, оказывающим медицинскую помощь в амбулаторных и стационарных условиях, следует руководствоваться сроками хранения для наиболее часто используемых видов медицинской документации, согласно приложению к данному письму. Для остальных форм, не указанных в данном приложении, действуют ранее изданные и частично отмененные приказы, а именно:

– Приказ Министерства здравоохранения СССР от 04.10.1980 №1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения» [12] (Внимание! Документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минздрава СССР от 05.10.1988 №750. Письмом Минздравсоцразвития РФ от 30.11.2009 №14—6/242888 [22] сообщено, что до издания нового альбома образцов учетных форм учреждения здравоохранения по рекомендации Минздрава России используют в своей работе для учета деятельности бланки, утвержденные Приказом Минздрава СССР от 04.10.1980 №1030).

Более подробно вопрос сроков хранения медицинских документов будет рассмотрен в теме о комплектовании архивов в рамках проведения экспертизы ценности документов.

Таким образом, в своей деятельности архив руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, а также Положением об архиве медицинской организации и организационно-распорядительными документами самой организации, которые утверждаются руководителем медицинской организации.

Каково место архива в структуре медицинской организации?

Архив является самостоятельным структурным подразделением медицинской организации, непосредственно подчиняется руководителю медицинской организации или одному из его заместителей.

Деятельность архива осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений заведующего архивом.