Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций

Заведующий и другие работники архива назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством РФ.

Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность заведующего и других работников архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем медицинской организации.

Архив осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями медицинской организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Положение об архиве медицинской организации, структура и штатное расписание архива утверждаются руководителем организации.

Медицинская организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами в соответствии с действующими нормативными документами, включая нормативные акты в области охраны труда, санитарные правила и гигиенические нормативы, правила пожарной безопасности.

Архив работает в соответствии с комплексным планом работы медицинской организации.

Организационно-методическое руководство деятельностью архива медицинской организации осуществляет центральный архив вышестоящей организации, а также вышестоящие органы управления здравоохранением в пределах своей компетенции.

Каковы задачи, функции и права архива медицинской организации?

Архив медицинской организации организует учет и хранение медицинской и общей документации медицинской организации и обеспечивает ее сохранность до момента передачи в государственные архивы. Задачи архива:

1. Прием, учет и хранение документов.

2. Обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.

3. Подготовка и в соответствии с действующим законодательством передача документов на хранение в государственные архивы.

4. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений медицинской организации по вопросам организации архивного дела.

5. Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в организации.

6. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

7. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.

8. Повышение уровня грамотности работников медицинской организации в области делопроизводства и архивного дела.

9. Решение иных задач в соответствии с целями организации.

В соответствии с возложенными на него задачами, архив осуществляет следующие функции:

– принимает, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения;

– разрабатывает и согласовывает с вышестоящим архивом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение;

– составляет и представляет годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии;

– осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

– создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

– организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива; выдает с разрешения главного врача дела, документы или копии документов, медицинские карты стационарного больного и амбулаторно-поликлинические карты в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива; исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

– проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

– контролирует подготовку дел к передаче в архив медицинской организации;

– участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива;

– ежегодно представляет в архив вышестоящей инстанции сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

– контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях медицинской организации;

– запрашивать от структурных подразделений медицинской организации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

– требовать от сотрудников своевременного возврата медицинских карт, взятых с разрешения администрации на определенный срок.

За утрату и порчу документов архива должностные лица организации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Какие обязанности и какая ответственность возлагаются на заведующего архивом?

Архив возглавляет заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Заведующий архивом:

– руководит всей деятельностью архива, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на архив задач и функций;

– осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников архива;

– распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками архива, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения руководителю медицинской организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;

– вносит руководству медицинской организации предложения по совершенствованию работы архива, оптимизации его структуры и штатной численности;

– участвует в перспективном и текущем планировании деятельности архива, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на архив задач и функций;

– принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников архива;

– участвует в подборе и расстановке кадров архива, вносит руководству медицинской организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников архива, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;

– совершенствует систему трудовой мотивации работников архива;

– осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдения трудовой дисциплины и деятельности архива в целом.

Заведующий архивом медицинской организации несет персональную ответственность за:

– выполнение возложенных на архив функций и задач, включая сохранность переданной на хранение документации;

– незамедлительно информирование руководства медицинской организации обо всех случаях пропажи документов из архива.