Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций

Какова форма собственности документов, составляющих Архивный фонд РФ?

Архивные документы, составляющие Архивный фонд РФ, по форме собственности подразделяются на:

– архивные документы, относящиеся к государственной собственности (федеральной и государственной собственности субъектов РФ);

– архивные документы, относящиеся к муниципальной собственности;

– архивные документы, относящиеся к частной собственности.

Исходя из статуса, масштаба и направлений деятельности организации, что определяется ее правоустанавливающими документами, устанавливается и форма собственности документов с целью распределения их по сети государственных или муниципальных архивов.

Государственные органы и организации федерального уровня являются источниками комплектования федеральных государственных архивов; государственные органы и организации субъекта РФ – государственных архивов субъектов РФ; органы местного самоуправления и муниципальные организации – муниципальных архивов. Данное ранжирование относится как к государственным (муниципальным) организациям, так и негосударственным, ведь последние все равно являются потенциальными источниками комплектования.

Передача архивных документов, находящихся в собственности субъекта РФ или муниципальной собственности, в собственность РФ, других субъектов РФ и (или) муниципальных образований осуществляется в соответствии с законодательством РФ, законодательством субъекта РФ, муниципальными нормативными актами.

В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта РФ и муниципальной собственности.

Особенности гражданского оборота документов Архивного фонда РФ, находящихся в частной собственности, определены в ст. 11 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

Какие виды архивов предусмотрены законодательством об архивном деле?

Под архивом понимается учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [4, ст. 3]. По смыслу действующего законодательства архивы могут быть государственными, муниципальными и частными.

Государственный архив – федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством РФ (федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом государственной власти субъекта РФ (государственный архив субъекта РФ), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ, а также других архивных документов.

Муниципальный архив – структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ, а также других архивных документов.

Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Какие виды хранения архивных документов определены законодательством об архивном деле?

Действующее законодательство возлагает на государственные органы, органы местного самоуправления и организации обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков их хранения.

Закон различает несколько видов хранения, а именно:

– постоянное хранение документов – вечное хранение документов без права их уничтожения;

– временное хранение документов – хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

Схематически организация хранения документов Архивного фонда РФ показана на рис. 2.

Рисунок 2. Схема организации хранения документов Архивного фонда РФ

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

– постоянно – в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях РАН;

– временно – в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации, перечень которых устанавливается Правительством РФ. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда РФ и использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти и организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

– постоянно – в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

– временно – в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно, или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию РАН.

Уничтожение документов Архивного фонда РФ запрещается.

Какие сроки хранения архивных документов устанавливаются Федеральным законом «Об архивном деле в РФ»?

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их поступления в государственные и муниципальные архивы [4, ст. 22]:

– для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций – 15 лет;

– для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ – 10 лет;

– для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций – 5 лет;

– записей актов гражданского состояния – 100 лет;

– записей актов по личному составу, записей нотариальных нехозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;

– проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;

– технологической и конструкторской документации – 20 лет;

– патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец – 20 лет;

– научной документации – 15 лет;

– кино- и фотодокументов – 5 лет;

– видео- и фонодокументов – 3 года.

Документы медицинской организации, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда РФ и подлежат постоянному хранению в государственных архивах РФ.

Документы медицинских организаций, сроки хранения которых оговорены отдельными нормативно-правовыми актами, подлежат временному хранению в соответствующих архивах.

Какими нормативно-правовыми актами регулируется порядок организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов?

Документы Архивного фонда РФ, независимо от места их хранения, подлежат государственному учету [4, ст. 19]. Порядок государственного учета документов Архивного фонда РФ определяется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства:

– в отношении документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях действует Приказ Росархива №24 от 02.03.2020 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» [20];

– в отношении документов, хранящихся в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях действует Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» [16] (далее – Приказ Минкультуры России №526).