Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций

– организацию работы архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

– рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

– состояние трудовой и исполнительской дисциплины в архиве, выполнение его работниками своих функциональных обязанностей;

– соблюдение работниками архива правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;

– ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;

– предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности архива;

– готовность архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.

ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ)

4. Типология архивных фондов

Что такое архивный фонд организации и какие существуют виды архивных фондов?

Документальный фонд организации – это документы, образующиеся в деятельности организации. Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов РФ, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам – фондам и коллекциям.

Архивный фонд организации – это часть документального фонда, подлежащая хранению в архиве организации и включающая:

– документы Архивного фонда РФ;

– документы по личному составу;

– документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению.

Архивный фонд организации может быть либо единым, либо объединенным с архивными фондами других организаций, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи; либо организован как архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному).

Архивному фонду организации присваиваются название, соответствующее наименованию организации и, в случае объединения фондов, номер. Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы более одного фонда.

Из каких этапов состоит работа по фондированию документов?

Комплекс работ по уточнению принадлежности архивных материалов определенному фондообразователю и определению хронологических границ фонда в архивоведении называется фондированием. Фондирование занимает значительное место в процессе формирования архивного фонда.

При формировании архива медицинской организации точно так же, как и в архивных учреждениях, приходится заниматься фондированием. Каждый архивариус, как правило, на практике хотя бы один раз сталкивается с необходимостью устанавливать границы фондов, например, при образовании коллекций и объединенных архивных фондов, или определять фондовую принадлежность документов, например, при описании документов или переработке описей.

Выполнять большой объем работы по фондированию приходится и в случае ликвидации последствий стихийных бедствий или пожара. Тогда в архиве скапливается большой объем разрозненных документов, так называемой «россыпи» – материалов из разных фондов, разрозненных и неописанных.

Комплекс работ по фондированию состоит из следующих видов работ:

– установление границ архивного фонда, включающее операции по определению юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;

– определение фондовой принадлежности документов.

Схематически процесс фондирования показан на рис. 3.

Рисунок 3. Схема фондирования документов внутри архива организации

Архивные документы, прошедшие фондирование и отнесенные к определенному фонду, перефондированию не подлежат, за исключением случаев, когда в фондировании выявляются грубые ошибки. Однако обычно документы медицинской организации передаются в архив по описи, позволяющей безошибочно определить фонд того или иного документа. Описывать фонд, одновременно определяя его границы, как правило, приходится при исправлении грубых ошибок в фондировании, допущенных ранее.

Как определить фондовую принадлежность документа?

Целью процесса определения фондовой принадлежности документов является установление соответствия документов какому-либо архивному фонду на основе соответствующих признаков. Этот процесс невозможен без непосредственного изучения документа.

Как правило, определить фондовую принадлежность медицинской документации несложно – сами документы несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. К информации, позволяющей определить их фондовую принадлежность, относятся сведения, отраженные на обложке дела – официально принятое полное, а в скобках – сокращенное название учреждения-фондообразователя и название структурной части учреждения, в деятельности которого возникли документы. При отсутствии этих сведений – например, если дело в результате чрезвычайного происшествия утратило обложку, – фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов, по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил и т. п.

Опытный медицинский архивариус, как правило, в процессе работы запоминает признаки, характерные для документов, приходящих из каждого структурного подразделения, и на основании них безошибочно может определить фондовую принадлежность документов. Однако в случае необходимости установления принадлежности документов с глубокими хронологическими корнями, необходимо учитывать следующее:

– в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования;

– учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников;

– в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений.

Каковы хронологические границы архивного фонда?

Хронологическими границами архивного фонда являются [15, п. 2.8]:

– для архивного фонда организации – устанавливаемые на основе нормативных актов даты создания и ликвидации организации. При наличии нескольких актов об образовании организации принимается дата наиболее раннего из них;

– для объединенного архивного фонда организации – даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которой вошли в состав объединенного архивного фонда;

– для архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.

Из каких этапов состоит работа по организации документов в пределах архивного фонда?

Построение архивного фонда организации осуществляется на основе классификационной схемы – систематизированного списка наименований структурных подразделений организации – фондообразователя, их функций и направлений деятельности.

Классификационной единицей в пределах архивного фонда считается дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенные в отдельную папку. Дела обычно формируются в процессе делопроизводства, и могут состоять как из нескольких документов, так и из одного документа внутри папки. В государственных и муниципальных архивах дела принято называть единицами хранения.

Вполне возможно, что на практике – например, при реорганизации учреждения – медицинскому архивариусу придется столкнуться с необходимостью проведения классификации дел в пределах архивного фонда – то есть, с проведением группировки дел внутри фонда в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Практическое осуществление классификации дел в пределах архивного фонда называется систематизацией.

Таким образом, комплекс работ по организации документов дел архивного фонда состоит из двух процессов:

– определение классификационных признаков и разработка схемы классификации дел фонда (классификация);

– распределение дел в соответствии со схемой классификации (систематизация).

Каких правил следует придерживаться при разработке классификационной схемы?