Практические советы и рекомендации закупщикам. Сборник серии публикаций «От азов до совершенства»

• менеджмент (генеральный директор и Совет директоров)

Закупки (Procurement) с точки зрения Совета директоров и Менеджмента должен в первую очередь отвечать на вопросы: Какой должна быть стратегия снабжения? На каких основных задачах должен сосредоточиться отдел закупок?

Перечислим основные цели/задачи:

• приобретение МТР и Услуг (Работ);

• прогнозирование затрат;

• оптимизация стоимости, качества, сроков;

• управление поставщиками и формирование стратегического партнерства;

• управление рисками;

Для создания Системы Сбалансированных Показателей закупок сопоставим рассмотренные выше цели и процессы с заинтересованными сторонами. Для этого мы используем классическую модель ССП, содержащую четыре блока:

1-финансовый

2-клиентский

3-внутренних процессов

4-навыков и инфраструктуры

1. Финансовый

Цель финансового блока подразделения закупок: обеспечение экономии и избежание дополнительных затрат

Основные финансовые показатели снабжения:

Экономия издержек, % – измеряется как сокращение затрат (процент от общих издержек). Среднее рекомендованное значение экономии издержек составляет примерно 5% – 7.5%.

Избежание затрат, %. Подобно экономии издержек, избежание затрат относится к экономии в будущем.

Наиболее популярным показателем экономии издержек являются индикатор экономии операционных затрат (снижение затрат OPEX) и индикатор снижения капитальных затрат (снижение затрат CAPEX).

Также необходимо знать Стоимость функции закупок (Cost function) формируется из заработной платы сотрудников, стоимости их обучения и инвестиций в инфраструктуру и технологии. В качестве показателей мы можем использовать:

• Общую стоимость снабжения;

• % затрат на закупки от общих издержек компании. Средний рекомендованный показатель составляет значение ниже 1%.

ROI закупок – экономический результат подразделения закупок, один из ключевых показателей, который захотят видеть Совет директоров и Менеджмент компании.

ROI закупок = (Экономия издержек / общие затраты на осуществление закупок) * 100%

2. Клиентский (KPI внутренних потребителей)

Цель подразделения закупок – управление отношениями с поставщиками для удовлетворения потребностей внутренних потребителей.

В чем заключаются потребности внутренних потребителей? Мы можем сформулировать их в виде цели: эффективная коммуникация с подразделением закупок

Как измерить достижение этой цели? Мы можем использовать показатель: удовлетворённость внутренних потребителей, %

Эффективность коммуникации можно подсчитать при помощи двух показателей:

Закупки плановые (по бюджету и номенклатурному каталогу или закупки по долгосрочному рамочному контракту с фиксированными условиями), %

Закупки внеплановые (экстренные закупки), %

Закупки внеплановые предполагают более высокую стоимость и риски. Эти показатели важны, поскольку они показывают разницу в затратах и причины совершения экстренных закупок.

Анализ основных причин непредвиденных закупок:

• Плохая коммуникация с внутренними потребителями;

• Отсутствие качественного планирования потребности;

• Некачественные справочники НСИ;

• Низкий уровень автоматизации.

3. Внутренних процессов. (KPI для процессов закупок)

Целью оценки бизнес-процессов внутри подразделения закупок является:

Управление отношениями с поставщиками.

Для расчета достижения этой цели можно использовать следующие показатели:

• Количество поставщиков. Большое количество поставщиков приводит к ненужным затратам на управление, маленькое – к риску зависимости.

• Время выполнения поставки, % или дни. Общее время осуществления заказа. Вы также можете отслеживать (цикл закупок) время обсуждения деталей заказа, осуществления платежа и получения товаров.

• Доступность поставщика, %. Индикатор похож на «Время выполнения поставки», однако в этом случае мы сосредоточены на способности поставщика выполнить срочные заказы.

• Удовлетворённость поставщика, %

• Индекс соответствия требованиям, %. Показывает, соответствуют ли поставки установленным требованиям.

«Индекс соответствия» можно определить с помощью измерения индикаторов, каждый из которых обладает собственным весом:

• Своевременная поставка

• Ценовое соответствие

• Соблюдение требований заявки и условий