Практические советы и рекомендации закупщикам. Сборник серии публикаций «От азов до совершенства»

• % возвратов

• Стоимость возвратов

• % дефектов и другие показатели качества

Можно использовать более простую систему оценки, применяя следующие индикаторы-показатели:

• Эффективность коммуникации.

• График поставок и задолженность по заказам.

• Стоимость-количественное сравнение цен различных поставщиков.

• Качество поставок— «количество дефектов и рекламаций».

4. Измерения навыков и инфраструктуры

Компетентность и квалификация сотрудников закупочного подразделения зависит от обучения и мотивации профессионального личностного роста для сотрудников подразделения закупок.

Цель: Улучшение навыков команды снабжения

Показатель (действия):

• % бюджета, затрачиваемый на обучение. Среднее рекомендованное значение индикатора от 0,5% до 4%, в зависимости от уровня зрелости компании.

• Разнообразие навыков, %. Этот показатель демонстрирует, что команда снабжения прошла полную многоуровневую программу обучения.

Показатель (результата):

• % сотрудников, сертифицированных в снабжении. % сотрудников, сертифицированных по снабжению и общее количество сотрудников отдела.

«Разнообразие навыков, %» – это индексный показатель, который рассчитывается при помощи следующих индикаторов:

– Тренинг по переговорам и управлению конфликтами, часов

– Тренинг по развитию эмоционального интеллекта, часов

– Тренинг по большим базам данных и прогнозной аналитике, часов

В системе оценки показателей закупок каждый из этих индикаторов обладает собственным весом и производительностью. К примеру, тренингу по развитию эмоционального интеллекта может быть назначен вес, равный 25%, тренингу по аналитике – 15%. При помощи этих данных программа рассчитает общий индекс разнообразия.

Следующая цель может быть сформулирована как: понимание контекста закупок. Эффективность снабжения во многом зависит от понимания стратегии компании, бизнес-среды, конкуренции и трендов, связанных с клиентами.

В зоне ответственности директора по закупкам должны находиться не только операционные, но и стратегические цели и задачи:

• Поддержание эффективной процессной модели закупок

• Автоматизация бизнес-процесса

• Тренинг в области осведомлённости о поставщиках

• Тренинг для внутренних потребителей

Мы рассмотрели основные рекомендованные KPIs в мировой практике для подразделения закупок. Ваша задача подобрать KPI, подходящие именно для Вашей компании.

Наиболее распространенные KPI

для промышленных холдингов (компаний):

– своевременность (on-time delivery),

Количество своевременно поставленных позиций / общее количество поставленных позиций за период х 100%

– качество (goods quality),

1 – количество дефектных позиций за период / количество полученных позиций за период х 100%

– процедуры (process quality),

Отклонения по процедурам выбора поставщика: количество процедур без отклонений / общее количество анализируемых процедур х 100%

– стоимость, (cost saving),

Разница между рыночной (бюджетной) стоимостью и фактической стоимостью закупки в денежном и % выражении

Дополнительно можно рассматривать показатели, относящиеся к Управлению запасами:

• динамика стоимости складских запасов, руб./дол. США

• динамика стоимости мало оборачиваемых запасов, руб/дол. США

• соотношение стоимости запасов и медленно оборачиваемых запасов, руб/дол. США

• ключевые показатели стоимости владения складских комплексов (расходы на содержание комплекса, включая: численность, расходы на персонал, производительность, оборот складского комплекса за период, стоимость запасов на складах, уровень поддержания страхового запаса, загрузка площадей хранения)

• поддержание целевого уровня запасов по нормативам (соответствие фактических остатков сырья и нормируемых материалов на складах установленным лимитам хранения или страховому запасу)

Система мотивации сотрудников закупочного подразделения напрямую связана с достижением показателей эффективности (KPI), качеством управления персональными и групповыми целями. KPI для закупочного подразделения имеют количественные и качественные показатели. К наиболее распространенным показателям эффективности относятся базовые и дополнительные KPI и показатели деловой активности.

Базовые показатели KPI:

• своевременность (on-time delivery),

• качество (goods quality),

• процедуры (process quality),

• стоимость, (cost saving),