Личная эффективность: думать долгосрочно и действовать точно

Итак, вооружившись теорией и правилами, перейдем собственно к собраниям.

Все техники проведения собраний показаны на примере работы компании, которая занимается созданием и продвижением сайтов. Штат компании – восемь человек: руководитель, менеджер по продажам, проект-менеджер, дизайнер, программист, верстальщик, специалист по контекстной рекламе, специалист по поисковому продвижению.

Собрания, которые я предлагаю вам проводить, складываются в чёткую систему и перечислены в таблице в порядке их введения:

Почему именно такие собрания и почему в таком порядке? Вот об этом – в последующих главах.

Ну что, поехали!

Глава 1

Еженедельные собрания: итоги, задачи, препятствия, пути их преодоления и первые шаги

Собрания по итогам рабочей недели – это первый вид собраний, который руководителю следует вводить в своём коллективе (если у вас ещё нет такой практики).

Почему лучше начать именно с этого вида?

Это наиболее «естественный» вариант собраний. Начать с ежедневных – слишком часто: руководителю много подготовки, а сотрудникам – сразу большая нагрузка. Ежемесячные – слишком редко, за месяц люди отвыкнут, и руководителю труднее будет его провести. Поэтому начинаем с еженедельных.

А первым шагом, ещё до проведения собрания, станут некоторые подготовительные меры.

Шаг первый.

«Предутилизация».

Предутилизация – это предварительное информирование сотрудников с элементами психологической подготовки и снятием возражений.

Не секрет, что каждая система и каждый организм стремится к гомеостазу (постоянству, стабильности). Любое нововведение – это нарушение гомеостаза, следовательно, вызывает внутренний протест. Проще говоря, ваши люди могут воспринять идею еженедельных собраний без особого удовольствия, а вам нужно, чтобы они вас поддержали.

Поэтому непременно предупредите их заранее и дайте им время привыкнуть к этой мысли.

Вы можете сказать примерно следующее:

– Товарищи, я как руководитель хочу предложить вам очень интересную практику. Она очень хорошо работает на рост эффективности. Я сам её внедрил в своей жизни: каждую неделю я подвожу итоги за прошедшие 7 дней. Я думаю, какие у меня были победы, с каким препятствиями я столкнулся, и как я успешно их преодолел. И ставлю себе задачи на следующую неделю. Эта техника прекрасно работает, и я предлагаю вам присоединиться к ней. Давайте в четверг проведём небольшое собрание, и в течение 30-40 минут попробуем всё это проделать вместе. Как вы на это смотрите?

То есть, на этапе предутилизации вы рассказываете, что будет и почему это важно, и таким образом уже снимаете часть возражений и сопротивления.

Предлагаю вам проводить еженедельные собрания именно по четвергам, в конце рабочего дня. Вы спросите – почему не в пятницу? Подумайте сами: пятница, конец рабочей недели, все ваши сотрудники мыслями уже на даче, на вечеринке, на диване или на матче – а тут вы погружаете их опять в дела и проблемы. Нет, только не это! Поэтому лучше четверг.

Хочу вас предупредить: даже при очень хорошо продуманной предутилизации первое собрание может получиться не идеальным. Не переживайте по этому поводу. Проведите его как-нибудь, важен сам факт ознакомления коллектива с такими собраниями.

Шаг второй.

Проведение собрания.

Важно чётко спланировать и соблюдать регламент. Вся встреча не должна занять больше 40 минут. На выступление каждому участнику по каждому вопросу вы можете дать не более одной минуты. Следите за этим строго, иначе мероприятие растянется до бесконечности.

Этот вид собраний проводится сидя. Заранее расставьте стулья таким образом, чтобы все ваши сотрудники сидели лицом к вам одним рядом.

В начале вы произносите приветственную речь.

– Благодарю всех за присутствие на нашем собрании. Наша новая традиция еженедельных встреч поможет нам упорядочить и структурировать восприятие рабочих задач и результатов, координировать совместные действия, делиться опытом друг с другом.

И далее вы ведёте собрание по определённому плану. Причём каждый пункт плана начинаете с собственного примера.

1. Победы.

– Я хочу начать с себя: поделюсь с вами своими победами за прошедшую неделю.

Назовите то, что вам удалось сделать. Например, сделали более долгосрочной высылку уведомлений клиентам, увеличили их показатель LTV. Расширили руководство по теоретической адаптации нового персонала, чтобы вновь приходящие сотрудники быстрее вливались в рабочие процессы.

Затем спросите каждого из присутствующих коллег об их достижениях:

– Кирилл, поделись с нами, какие у тебя были победы за эту неделю.

Советую вам подумать заранее и выбрать самого активного и уверенного в себе сотрудника, чтобы он говорил вторым после вас. То есть того, кто не застесняется и не станет отнекиваться. А за ним уже и все остальные будут говорить свободнее.

И помните: каждому – по одной минуте. Минуты вполне достаточно для того, чтобы сотрудник похвалил сам себя за хорошо сделанную работу и слегка возвысился и в собственных глазах, и в глазах остальных.

2. Задачи.

Точно так же начните с себя и расскажите о своих ключевых задачах на предстоящую неделю.

– На следующей неделе я буду заниматься практической частью руководства по адаптации новых работников. Продумаю кейсы для разных позиций. И здесь мне потребуется ваша помощь: порекомендуйте мне, какие кейсы, с вашей точки зрения, лучше включить в руководство для дизайнера и для менеджера по продажам.

А какие у вас задачи на следующую неделю?

И снова по очереди дайте сотрудникам слово. Не забудьте про регламент! Пусть каждый проговорит свои планы, а вы фиксируйте, хотя бы кратко – и победы, и задачи ваших коллег.

3. Препятствия.

– Товарищи, давайте подумаем, с какими препятствиями мы можем столкнуться при выполнении наших задач на следующей неделе?

Очень важно подумать о препятствиях, узких горлах, и проговорить их вслух и при всех. Возможно, кто-то из сотрудников знает, с какими трудностями ему придётся столкнуться, но стесняется говорить, так как думает, что его не услышат. И заранее переживает, что ему придётся бороться в одиночку, и ещё неизвестно, кто кого победит.

А при общем обсуждении и трудности уже не такие трудные, и решения быстрее находятся.

Но первым о препятствиях говорите вы:

– Я вижу свои сложности вот в чём: мне нужно лучше разобраться в amoCRM, чтобы она помогала нам эффективнее работать с клиентской базой. Поэтому я на следующей неделе буду изучать онлайн-уроки по этой системе.

А какие препятствия видите вы с вашей стороны?

И снова по одной минуте! И фиксируйте, что скажут ваши коллеги.

4. Решения.

– Да, согласен, некоторым из вас предстоит нелёгкая неделя. Но давайте подумаем, как мы можем преодолеть эти препятствия?